Utilizar un Lenguaje Común

El proyecto “Mercería Informatízate” persigue como principal objetivo que el sector hable el mismo idioma informático

"Cuando el panorama de los negocios era simple, las empresas podían permitirse estrategias complicadas; ahora, que los negocios son complejos, las empresas necesitan simplificar sus estrategias", Eisenhardt y Sull.
A pesar de su relevancia, la informatización de los comercios continúa siendo el eslabón perdido en la estrategia sectorial. Existe un gran desfase entre la importancia de la informática para lograr el éxito competitivo, y la atención y recursos que los detallistas merceros le otorgan. Sucede así, fundamentalmente, porque en general entienden la tecnología como algo complejo, costoso y difícil de gestionar. No obstante, es evidente que el aumento de la sensibilización respecto a la informatización ha variado sustancialmente y algunos empiezan a ver en ella una gran oportunidad.
Normalmente no se tiene demasiado en cuenta que se requiere tiempo para familiarizarse con los nuevos sistemas de gestión. Hay mucho que aprender antes de estar capacitado para transformar la información que nos facilita un programa informático en conocimiento -hecho que es la base actual para una gestión profesional-, y lograr la reducción de riesgos en la toma de decisiones.
Acceder de forma sencilla y ágil a la información, independientemente de su origen o tipología, debería ser uno de los objetivos prioritarios para los profesionales que conformamos el sector mercero español. Están más que demostrados los ahorros significativos en costes y el valor que genera la disposición de recursos informativos prácticamente desde que se producen. Es del todo absurdo que algo que ya está introducido en el ordenador del fabricante o mayorista (la ficha completa de un artículo) tenga que imprimirse en forma de albarán, pedido, etc. para que posteriormente el detallista tenga que volver a introducirlo en su programa informático.

Indudablemente existe muy poca homogeneidad en los criterios de clasificación de artículos, nos encontramos que en los diversos eslabones de la cadena sectorial queda mucho camino por recorrer. El comercio mercero es, sin duda, al que le queda un camino algo más largo, aunque imprescindible, porque es el más numeroso, y para poder optar a globalizar las relaciones digitales es necesaria una masa crítica de usuarios.

Hay que ser conciente de que la consolidación de la digitalización sectorial comporta ciclos de tiempo largos, en los que la perseverancia y la confianza, sumadas a la creciente inquietud por aprender y evolucionar, es lo realmente importante. Se están perdiendo muchos miedos, y progresivamente se adopta una actitud ante los servicios digitales impensable hace tan sólo dos años. Últimamente se enfatiza en la gran cantidad de cambios que se están produciendo en las relaciones tanto dentro de las empresas, como entre empresas y sus clientes, y hay que añadir también, cada vez con más ímpetu, entre personas (véase como ejemplo la importante campaña de las líneas telefónicas ADSL para hogares).

Para la mayoría de empresas facilitar información es atraer la atención sobre sus novedades comerciales, innovaciones en productos... La dificultad se inicia con la homogeneización de la información que se facilita. Todo el mundo se siente preparado y capacitado para proporcionar cualquier tipo de información, pero es fundamental utilizar un idioma que todo el mundo pueda entender (la ficha completa de un artículo con idéntica estructura).

Somos muchos los que pensamos que los servicios de información orientados a formar y mejorar la función profesional de las personas, ayudándoles en sus tareas ordinarias, van a experimentar un importante auge; sin inventar nada, sin más pretensión que emular lo que otros sectores como el farmacéutico, el eléctrico, la alimentación e incluso algo más tarde el ferretero, ya han puesto en marcha con éxito. El objetivo es conseguir una Base de Datos Sectorial con todos los artículos, origen fundamental para, posteriormente, poder realizar pedidos, enviar albaranes o facturas digitales.

Si queremos que nuestro sector funcione con la brillantez y eficacia de otros, se impone la necesidad de la profesionalización mediante la informatización.

La evolución del sector pasa por establecer los mecanismos adecuados para ser más competitivo, reduciendo costes, esfuerzos y tiempo, metas que otros sectores ya han conseguido superar. Estos han basado la integración de toda la cadena de distribución en el código de barras, utilizándolo como herramienta básica tanto el fabricante, como el mayorista y el detallista. Principalmente hay dos sistemas informáticos de gestión: el tradicional, con programas estándar o a medida; y el que utiliza el código de barras como flujo de información. Esta segunda opción es por la que deberían apostar las empresas.

El código de barras se ha convertido en un auténtico DNI para los productos de todos los mercados. La mayoría de las empresas del sector ya están trabajando a nivel particular, y han establecido una codificación propia con dígitos y registros. Pero es necesario que ésta sea compatible con la codificación EAN, lo cual se puede conseguir a través de un convertidor que asigne a cada código propio un código EAN. Para ello, la empresa debe trabajar con una codificación propia que contemple los nuevos atributos que establecerá ASEMFO en el Proyecto “Mercería Informatízate”.

La implantación progresiva de la codificación EAN entre los productos de fabricantes y mayoristas, aporta al detallista un apoyo a la gestión de su establecimiento al tratar informáticamente la información que le proporciona la codificación, traduciéndose ello en una mejor y más fiable administración de ventas, stocks y compras, además de simplificar los procesos contables y los propios de administración.

En términos concretos, el código de barras supondrá para el detallista un control total de la actividad comercial de su establecimiento. Le facilitará información sobre ventas, reposiciones y stocks por marcas, productos, familias…, indicando además los márgenes reales de beneficio por producto, marca…, y muchas más aplicaciones. Tantas como uno sea capaz de imaginar y aplicar a partir de la información que le aportan los códigos de los productos.

El coste de incorporar la informática de gestión en un negocio no debe ser una traba; actualmente el abaratamiento de los equipos informáticos es un hecho. Por lo general, el pequeño empresario rechaza el proyecto de gestionar su negocio a través del código de barras al tener la idea, totalmente errónea, de que esto sólo está al alcance de los grandes de la distribución. Pensar que, con los sistemas manuales que se utilizan actualmente, se puede seguir gestionando un comercio es dar un paso atrás y perder la oportunidad de luchar en un mercado tan competitivo.
Un requisito indispensable para explotar al máximo cualquiera de los programas de gestión es el uso de un lector de código de barras (lápiz, pistola…) para evitar que la captación manual ralentice el paso por caja. En definitiva, estos programas son capaces de ayudar a todos aquellos comercios especializados que deseen incorporar a sus procesos internos, no ya una herramienta de futuro, sino un elemento de gestión actual, y equipararse así en condiciones informáticas a los grandes del sector.

Andrés de la Dehesa
Coordinador del programa Mercería Informatízate